会議を短縮する方法 (実際に) - 徐州ジムオロロジ有限公司

オマー・L・ギャラガ

通常のオフィスで働いている場合は、たとえリモートであっても、おそらく会議に必要以上の時間を費やしているでしょう。 AI顧客エンゲージメント企業Dialpadが昨年実施した調査では、回答者2,800人のうち83％が週に4～12時間を会議に費やしていると回答した。あなたが創業者や経営幹部の場合、その時間は 20 時間以上に増加する可能性があります。

あなたが疲れ果てていることを誰も責めることはできません。バーチャルであろうと対面であろうと、会議は集中力を必要とし、特に同僚との交流によって活力が湧かない内向的な人にとっては消耗する可能性があります。

Shopifyが今年初めに発表したように、あなたの会社が会議の種類を排除するという大胆な姿勢をとらない限り、会議から完全に逃れることは不可能でしょう。ただし、特にあなたが主催者の場合は、少なくとも短くするように努めることはできます。従業員の集まりは通常、Zoom の問題、無駄なおしゃべり、明確な議題の欠如などによって長引きすぎます。

完璧な戦略はありませんが、地獄に遭遇する時間を短縮するためのアイデアをいくつか紹介します。

あなたが会議のスケジューラである場合は、ミッションクリティカルな会議や、多くのチームが最新情報を発表する必要がある場合を除き、1 時間または 45 分の会議を廃止することを検討してください。 30 分ですべてを終わらせることができるだろうか、と自問してみてください。 15はどうでしょうか？カレンダーに設定した時間を厳守しすぎないようにしてください。

招待状を送信する前に、「これらの人々全員がこの会議に出席する必要があるか?」と自問してください。必要に応じて、いつでも出席していない人に簡単な最新情報を入力できます。参加者が多すぎる会議も長引く可能性があります。

会議を主催した人は議論を主導し、予定通りに時間どおりに進めるように留意する必要があります。それがあなたであり、それがあなたの得意分野ではない場合は、他の人を会議のリーダーに割り当ててください。責任者がいない会議を開催しないでください。それはさまよって長く行きすぎるのに最適な方法です。

ジェレミー・ホワイト

エミリー・マリン

WIREDスタッフ

ウィル・ナイト

パンデミックによる閉鎖により、Zoom は CEO から幼稚園から高等学校までの学生に至るまで、ほぼすべての人が使い始めなければならないツールになりました。しかし、奇妙なことに、人々はZoomの多くのコントロールボタンを操作したり、サウンドを機能させたりするのがあまり上手になっていないように見えました。 2023 年になりましたが、会議は依然として「聞こえますか？私はミュートですか？」という声で台無しにされています。

「マイクとカメラを動作させる」ための猶予期間として、仮想会議室が 10 分早く開くことを参加者に事前に知らせてください。可能であれば、会議室に誰かに来てもらい、問題を解決してもらいましょう。

会議に使用する仮想プラットフォームと一貫性を保ってください。 Zoom から Microsoft Teams、Google Meet に切り替えると、遅延につながる可能性のある変数がさらに増えます。

あらゆる種類の会議には、必ず議題があるようにしてください。アクションアイテムの欠如や目的のない会話ほど会議を長引かせるものはありません。

会話に関して言えば、世間話は 5 分 (またはそれ以下) に制限しましょう。チームがしばらく会っていない場合、多少の歓談は問題ありませんが、議題が脱線しないようにしてください。定例会議の場合は、会議終了後までテーブルでソーシャルチャットを行います。

参加者が急いでいるように感じ、会議を短くするという考えに抵抗がある場合は、時は金なりであることを思い出させてください。「この会議の費用はいくらですか?」がいくつか見つかります。長い会議でどれだけの費用が無駄になるかを正確に把握できる計算ツール。

完全バーチャル会議と同様に、オンライン会議室と対面スペースを 5 ～ 10 分前に開放することを検討し、オンライン会議の準備のためにハイブリッド会議が一時停止されないことを事前に明確にしてください。

部屋にいないときに人々の気が散るのを規制するのは難しいですが、直接参加する人は、会議中に「気が散るような電話をしない」ポリシーを採用することを検討してください。電話は緊急時以外は音を出さず、しまっておきます。議題を見るためにモバイルデバイスに手を伸ばす口実を人々に与えるのではなく、議題を印刷することを検討してください。紙を無駄にするのが好きな人はいませんが、画面から人々の目をそらすことには価値があるかもしれません。

議題に関して言えば、会議の種類に関係なく、主要なトピックごとに目標の討論時間を含める必要があります。トピックによっては 5 分しかかからない場合もありますが、15 分以上かかる場合もあります。それらの時間を書き留めて、参加者が時間の優先順位を理解できるようにします。このアイデアを次のレベルに引き上げたい場合は、ポッドキャスターが時間を追跡するために行っていることを実行してください。トピックごとに中断を許してスタイルのカウントダウンタイマーを用意します。オンラインでは無料のカウントダウンタイマーアプリやサイトがたくさん見つかります。 BigTimer.net は最も使いやすいものの 1 つです。どのブラウザからでも動作し、カスタマイズ可能で、会議に追加のコストはかかりません。

さて、食べ物について話しましょう。はい、食べ物です。会議に参加しているときに、誕生日ケーキや会議前に 10 ～ 15 分もかかってしまった料理のせいで、話が完全に軌道から外れてしまった経験はありませんか? 果物や野菜のトレイから紙皿においしいものを詰めるのは、膨大な時間の浪費になるだけでなく、オンラインで参加し、おいしいものを食べられない人にとっては迷惑です。

会議のために軽食が必要な場合は、持ち帰り用の食べ物であることを確認してください。ベーグルは最高です。 10種類のサルサが入った朝食タコスバー？目標終了時間に別れを告げましょう。

最後に、すべての議題が解決され、実行項目が割り当てられ、会議の時間がまだ残っている場合は、ためらわずに早めに散会してください。同僚の時間を取り戻すことができれば、あなたはオフィスのヒーローになれるでしょう。注意: 長時間にわたる非効率な会議が常態化しないようにしてください。

WIRED は Jobbio と提携して、WIRED 読者専用のキャリアマーケットプレイスである WIRED Hired を設立しました。自社の求人を宣伝したい企業は、WIRED Hired にアクセスして募集中の職種を掲載することができ、誰でも何千もの求人情報を検索して応募することができます。 Jobbio はこの記事や編集内容には関与していません。